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Comprovação de entrega digital e sua eficiência.

Comprovação de entrega digital e sua eficiência.

Portal do Transportador

11 de junho de 2019

Comprovação de entrega digital no setor logístico brasileiro.

Neste artigo falaremos sobre a importância da comprovação de entrega digital, como funciona e porque é mais eficiente que a comprovação física. Falaremos também como adquirir, como usar e como armazena-los, podendo ser por aplicativo de comprovação de entrega ou digitalizando via Scanner físico.

Imagem que demonstra a utilização de tecnologia para facilitar uma ação que normalmente é feita fisicamente, assim como a comprovação de entrega digital.
Comprovação de entrega digital

A importância do comprovante de entrega da nota fiscal (Canhoto)

O comprovante de entrega tem uma função muito importante no transporte, onde possui a assinatura do cliente, a data do recebimento e é o documento no qual tem valor comercial e jurídico comprovando que a entrega foi realizada. A responsabilidade por coletar a assinatura do recebedor da mercadoria é da transportadora contratada daquela viagem.

Esse comprovante pode ser solicitado em auditorias e processos jurídicos para comprovar que a Nota Fiscal foi emitida e recebida pelo destinatário.

O canhoto deve possuir:

  • Declaração de recebimento da mercadoria;
  • Data de recebimento da mercadoria;
  • A expressão “Nota Fiscal”;
  • Assinatura do recebedor da mercadoria;
  • O número da nota fiscal.

Segunda via do Conhecimento de Transporte (Ct-e) substitui o canhoto fiscal?

O conhecimento de transporte substitui sim o canhoto fiscal, segundo o Convênio 6/89 do SINIEF a segunda via do Ct-e também é um documento fiscal no qual pode ser utilizado pela transportadora para comprovar que a entrega foi realizada, desde que seja assinada e datada pelo recebedor da mercadoria.

É interessante também registrar o nome e a função do recebedor, quando esses ainda não constarem no documento. A comprovação de entrega da carga, é de responsabilidade do prestador de serviço do transporte (transportador) e deve ser mantido por 5 anos.

Como armazenar os comprovantes de entrega digital e físico?

A comprovação de entrega eficiente se tornou um requisito básico para as empresas de transportes. Hoje, a grande maioria das empresas de transportes arquivam os canhotos físicos em caixas. Porém com isso a recuperação de um determinado arquivo traz muita dificuldade por não estar digitalizado.

Por isso armazenar e controlar os comprovantes (sejam eles canhotos ou Ct-es) digitalmente é mais seguro e prático que os armazenar em papeis e traz um melhor controle para a busca, onde o usuário só precisaria digitar o número da nota fiscal ou do conhecimento de transporte eletrônico (Ct-e) para recuperar a imagem daquele documento assinado.

Mudar o processo de sua empresa para trazer esses documentos para o digital, realmente é um grande avanço, trazendo escalabilidade e mais controle para a recuperação dos comprovantes de entrega.

A maior parte de documentos, de todos os tipos, estão sendo substituídos por documentos digitais, pois possui maior segurança e praticidade do mesmo. Esse tipo de tecnologia pode ajudar no crescimento, agilidade e praticidade de uma empresa, principalmente no setor de logística e transporte.

Duas opções para realizar comprovação de entrega digital:

1 – Aplicativos de comprovação de entrega:

A primeira opção para realizar esse tipo de trabalho é utilizar o aplicativo (Do Portal do transportador) onde o próprio motorista tira a foto do comprovante de entrega no momento da entrega e também pede a assinatura eletrônica do cliente na própria tela do celular. Com isso, a imagem desse canhoto ou Ct-e já fica armazenada em Cloud onde pode ser consultada a qualquer momento através do site.

O aplicativo traz além de fotos dos comprovantes o rastreio em tempo real, a lista de ocorrências, avisos via SMS ou Whatsapp e integração automática com o sistema do remetente da mercadoria, comprovando assim que a entrega foi realizada. Fazendo-se a comprovação de entrega digital.

2 – Solução de digitalização via Scanner físico:

A organização de arquivos de forma digital é a segunda opção, onde o ideal seria contratar uma empresa no qual possua scanners físicos profissionais com sistemas de OCR onde possam armazenar os comprovantes de entrega de forma massiva e já armazenar em cloud.

Um exemplo seria a solução de scanner físico do Portal do Transportador, onde são capazes de escanear até 60 documentos por minuto e de forma automática já realizar a integração com o sistema ERP das empresas das informações e imagens digitalizadas.

Se o cliente não assinar o canhoto, ou o motorista perder o comprovante?

Além da dificuldade de comprovar a entrega a seu cliente há diversos problemas relacionados a jurisdição caso não seja assinado e entregue de volta o comprovante de entrega (canhoto fiscal), um exemplo é:

  1. Os documentos que embasam ações em que se perquire crédito vencido e não pago, deverão conter dados suficientes para provar o efetivo cumprimento da obrigação de uma das partes e o inadimplemento da outra. Não se pode impor a parte que comprove que não recebeu os bens descritos em notas fiscais, pois se trata de prova impossível ou diabólica, ou de difícil produção, que impõe ônus desproporcional a quem alega. Recurso conhecido e provido. Unânime.

O comprovante de entrega, depois de assinado pelo cliente, é trazido de volta para a central. Os clientes, normalmente, pagam o frete após a chegada do comprovante, por isso é necessário que o cliente assine o canhoto fiscal e que chegue à central sem nenhuma danificação. Para facilitar esse processo, a comprovação de entrega digital é a melhor solução, pois, além de comprovar a entrega em tempo real, não corre perigo de perda ou nenhum tipo de danificação. 

Apenas o destinatário pode assinar o canhoto?

A confirmação da entrega da mercadoria ao cliente, se da com a oposição de assinatura e data do canhoto, se for entregue, o cliente não assinar e o transportador levar de volta o canhoto sem assinatura, não deve ser assinado pelo próprio transportador, deverá ser assinado pelo destinatário da mercadoria, ou quem por ele autorizado. Portanto, o Canhoto não deve ser assinado pelo transportador, pois a circulação de mercadoria acompanhada de Nota Fiscal que tenha o Canhoto já destacado, será considerada desacompanhada de documento fiscal, tendo em vista que o Canhoto é parte integrante da mesma, quando o contribuinte opte por utilizá-lo

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