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Digitalização de documentos fiscais em massa

Digitalização de documentos fiscais em massa

Portal do Transportador

15 de agosto de 2019

Digitalização de documentos fiscais

Digitalização de documentos fiscais

Empreender no Brasil não é uma tarefa fácil, entretanto, são muitas burocracias no processo de abertura de empresas e tantos outros.
Um dos momentos mais burocráticos para as empresas, sem dúvidas, é no momento de recebimento de documentos fiscais.
Para as empresas estarem em dia com os processos jurídicos e conseguirem declarar imposto de renda é necessário guardar por, pelo menos, 5 anos, todos os documentos fiscais.
Você deve imaginar a papelada gerada em 5 anos de empresa, não é? São muitos recibos fiscais e guardar e arquivar tudo isso é uma dor de cabeça. Portanto, hoje em dia, muitas empresas preferem a digitalização de documentos fiscais, pois é bem mais prático e o acesso é facilitado.

Caso as empresas não possuam documentos fiscais eletrônicos e, ainda assim, queiram digitalizá-los, existe essa opção. Saiba então como fazer a digitalização de documentos fiscais neste artigo!

Como fazer a digitalização de documentos fiscais

Hoje em dia, existem muitas opções para realizar a digitalização de documentos. Sendo através de um computador, uma scanner ou ainda um aparelho smartphone.

Um dos melhores e mais seguros sites para realizar a digitalização dos documentos e vinculá-los à empresa é o Portal do Transportador.

Através deste site, você pode realizar a digitalização de vários documentos fiscais em poucos minutos, tudo isso através de poucos passos simples.

Para fazer a digitalização dos documentos pelo Portal do Transportador você precisa:

  • Escanear todos os documentos pelo computador através de algum programa específico para este fim;
  • Registrar todas as imagens pelo nome do lote de documentos;
  • Acesse o site do Portal do Transportador;
  • Selecione a data do documento;
  • Selecione os arquivos;
  • Clique em armazenar e integrar;
  • Seus arquivos estarão digitalizados, armazenados e disponíveis online para a sua empresa ter acesso.

Por que digitaliza-los?

Algumas empresas ainda preferem ter todos os seus documentos de forma física. Contudo, com a tecnologia sendo uma ferramenta de fácil acesso para a maioria das pessoas, tornar os arquivos físicos em eletrônicos representa uma maior facilidade.

Confira alguns motivos pelos quais digitalizar documentos é uma boa opção para a sua empresa:

Segurança: Documentos digitais são protegidos por um login e uma senha segura. Poucas pessoas terão acesso à conta. Além disso, documentos digitais não estão sujeitos à condições físicas como umidade, desbotamento pelo sol, desgaste do papel causado pelo tempo, etc.

Praticidade: Documentos online podem ser acessados facilmente por meio de um computador, tablet e até um celular.

Redução de papéis: A burocracia da papelada não mais será um problema. Os papéis sobre a mesa reduzirão pela metade, pois tudo o que puder ser digitalizado será feito.

Controle dos documentos: Com todos os documentos digitalizados, organizados por lotes, datas e em pastas diferenciadas, ficará bem mais prático ter controle sobre tudo o que entra e sai da sua empresa.

Compartilhamento de arquivos: Caso seja necessário enviar algum arquivo para outra pessoa, isso pode ser feito dentro de instantes usando algum aplicativo de compartilhamento, ou mesmo um e-mail.

Aumento da produtividade: Com a digitalização de documentos, há uma enorme otimização do tempo de serviço, o que, consequentemente, tornará os funcionários mais produtivos na empresa, pois, ao invés de perderem tempos com processos em papel físico, tudo poderá ser acessado online com poucos cliques.

Vantagens do portal do transportador na digitalização de documentos fiscais

O portal do transportador possui leitura OCR (Optical Character Recognition), portanto, possibilita achar notas específicas pesquisando qualquer informação que esteja contida nelas, ou seja, se a nota fiscal for digitalizada, mas esteja difícil de encontrar o arquivo, o portal do transportador possibilita que o arquivo seja encontrado apenas pesquisando uma de suas informações, sendo o número da nota, ou o CPF marcado, etc.

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